トッパンF、文書を画像で一括管理するクラウドサービス

2015年2月5日 (木)

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（出所：トッパン・フォームズ）

サービス・商品トッパン・フォームズは、契約書や領収書、長期保管が義務付けられている企業内帳簿ファイルなどの文書情報を電子化し、イメージファイル形式で一括管理するクラウドサービス「ドックバリュー」を開発した。4月からサービス提供を開始する。

ドックバリューは、クラウド環境に電子化された文書情報や画像データを格納することで、「e-文書法」や「電子帳簿保存法」に適応した形式で長期に低コストで保管できるサービスで、企業の負担となっている書類の保管費用や倉庫までの運搬費用を削減する。アクセス権の設定や保管期限の登録、ワークフロー機能などを利用して2次利用もできるようにする。

大量の文書情報の電子化は、トッパンフォームズがスキャニングやデータ入力などのビジネスプロセスアウトソーシング（BPO）サービスとして一括で請け負う。BPOは顧客の要望に合わせて、顧客の拠点に人員を派遣して行うオンサイトBPOか同社センターで処理することで、顧客が自社で行っていた事務処理を削減する。

昨年12月30日には、2015年度の税制改正大綱で「税務関係書類関連のスキャナ保存制度」を見直し、要件を緩和することが盛り込まれた。これにより、紙で保管している契約書や領収書などの税務関係書類を電子保管することで、コスト削減を図る企業が増えるとみられている。

ドックバリューでは、文書情報をクラウド環境に格納する際に保存要件となっているタイムスタンプやユーザーIDなどの入力者情報を付与することで、容易に電子保管への切り替えをサポートする。また、ドキュメント管理機能に応じて2つの価格帯を用意し、顧客のニーズに適した形で導入を行う。

今後、同社はICT技術を活用して事業連携を強化することで、文書管理業務のすべてにソリューションを提供できるよう適用業務範囲の拡大に取り組む。また、セミナーやイベント開催といったプロモーション活動を行い、文書管理業務のICT活用を総合的に提案し、販売拡大へつなげる。ドックバリューを中心とした契約書などの電子的管理・長期保存サービスを展開し、17年度までの3年間で2億円の受注を目指す。