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調査・データ郵便物・配達物クラウド管理システム「トドケール」を運用するトドケール（東京都千代田区）は18日、化学品メーカーMORESCOでの導入事例をホームページで公開した。
（出所：トドケール）
トドケールは、総務やメール室の業務を軽減する郵便物・配達物管理クラウドアプリで、スマートフォンとパソコンを使って郵便物や配達物の管理や処理の自動化を進められる。障害者で運用するメール室のハイブリッドワーク適応化や受け取る社員のリモートワーク効率化、スペースの削減といった効果が期待できる。
トドケールを導入したMORESCO総務課では、郵便物・配達物を受け取った場合、受取人にメールで通知し、荷物置き場に受け取りにきてもらっていた。しかし、手作業による通知メールの作成が担当者の負担となっていたほか、荷物の受け取りの確認があいまいで、問い合わせへの対応に手間がかかるといった課題があった。
このため、同社は総務課全体の業務負担を軽減するため、荷物管理業務の改善に着手し、自動化サービスの導入を検討。同社には、専用ロッカーを置かず、荷物置き場で受け渡しをしたいという意向があり、こうした運用ニーズに、「トドケール」が最も合致した。
導入後は従来、1件あたり5分かかっていたメールでの通知業務が、荷物置き場での写真撮影と数回のタップで完了するようになり、処理時間は30秒に短縮された。これによって、年間作業時間を286時間から29時間へと削減し、9割にあたる257時間の作業時間を短縮できる見込みとなった。
また、荷物を「誰が・いつ」受け取ったかが明確に管理されるようになり、あいまいな状況が解消された。また、保管場所が複数ある場合も、写真とシステム情報によって置き場所が正確に伝達できるようになり、確認の手間がなくなった。
荷物を受け取る側の従業員からも「メールに返信しなくてはならないという心理的負担が軽減された」「事前に荷物の写真を確認できる点が良い」と好評だった。
同社では「トドケール導入による成功体験を生かし、今後はほかの業務でも見える化や自動化を進める。社員が本来の業務に集中できる環境づくりを目指し、働きやすさと生産性の両立を図っていく」としている。
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