大学の郵便物管理、クラウド化で工数8割減

調査・データトドケール（東京都千代田区）は26日、城西国際大学における郵便物・配達物クラウド管理システム「トドケール」の導入事例を公開した。

同大学では、総務部が施設管理と兼務しながら郵便物や荷物の管理を担っており、毎朝1時間以上を要する手書き台帳への転記や、教職員ごとに異なる連絡手段への対応が課題となっていた。長期休暇明けには荷物対応が丸1日に及ぶこともあり、広いキャンパス内で荷物を届ける移動負担や、台帳記入前の荷物持ち去りによる紛失・追跡リスクも抱えていた。

同大学はこうした課題の解決に向けてトドケールを導入。伝票を撮影するだけで荷物情報を登録できる仕組みを採用し、写真付きの自動通知によって教職員が自発的に窓口で荷物を受け取る運用を実現した。

導入後は、登録作業が1件あたり1分未満となり、荷物対応の工数は80％削減されたという。荷物の受け取り状況や保管状況を可視化できるようになったことで、従来1-2か月に1回発生していた荷物の問い合わせや捜索の手間も大幅に減少し、担当者の心理的負担の軽減にもつながったとしている。

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